تعيين موظف جديد
بيانات الموظف، وموافقة الموارد البشرية مع الدرجة والراتب، وموافقة المدير، ثم عقد عمل يُنشأ تلقائياً.
تصل بيانات الموظف الجديد مرة واحدة. تحدد الموارد البشرية الدرجة والراتب، ويوافق المدير، ويُنشأ عقد العمل من الإجابات — ثم يُوقَّع ويُحفظ اتفاقيةً.
الوضع اليوم
يجري التعيين عادةً عبر سلاسل البريد الإلكتروني، وقالب Word يُعدَّل يدوياً، وصور البطاقات الشخصية تُرسل عبر واتساب. أما الموافقات فتضيع في الردود الجماعية، ولا أحد يعرف مكان الملف دون أن يسأل.
معاملة واحدة من البداية إلى النهاية
يتبع هذا المثال عملية «تعيين موظف جديد» الجاهزة، مع خطوة توقيع أُضيفت في منشئ سير العمل.
٠١ · الاستقبال
الاسم وبيانات التواصل ورقم البطاقة الشخصية والمسمى الوظيفي وتاريخ المباشرة وصورة البطاقة. يفتح الإرسال معاملة برقم مرجعي مثل TX-000123.
٠٢ · الموافقة
توافق الموارد البشرية من صندوق الوارد وتسجِّل الدرجة والراتب الأساسي في حقول المراجِع، ويمكنها أيضاً الرفض أو طلب تعديلات.
٠٣ · الموافقة
تنتقل خطوة موافقة ثانية إلى المدير، وتضمن التذكيرات ومؤقتات التصعيد ألا يتوقف الطلب.
٠٤ · المستند
يُملأ قالب ثنائي اللغة من إجابات النموذج والراتب الذي أدخلته الموارد البشرية، ثم يُحوَّل إلى PDF ويُرفق بالمعاملة.
٠٥ · التوقيع
دون حساب: يتحقق برمز لمرة واحدة يصله بالبريد. يُختم ملف PDF بتوقيع PAdES وختم زمني، مع شهادة إتمام.
٠٦ · الإدارة
يُحفظ المستند الموقَّع اتفاقيةً (AG-000001) من نوع «عقد عمل»، بتواريخها وتذكيرات انتهائها.
ما تستخدمه
بيانات الموظف، وموافقة الموارد البشرية مع الدرجة والراتب، وموافقة المدير، ثم عقد عمل يُنشأ تلقائياً.
بيانات المرشح والوظيفة، وموافقة الموارد البشرية مع الراتب وبدل السكن ومدة صلاحية العرض، ثم خطاب العرض.
النوع والتواريخ ومن ينوب؛ موافقة المدير؛ مراجعة الموارد البشرية للرصيد؛ ثم خطاب موافقة وإبلاغ الموظف.
تُرفع الإيصالات مع الطلب، ثم موافقة المدير، وتؤكد المالية الدفع، ويصل الموظف إشعار بذلك.
طلبات أجهزة بموافقة المالية فوق تكلفة محددة ونموذج استلام يُوقَّع إلكترونياً؛ وطلبات صلاحيات مع مراجعة أمنية.
يرى المديرون والموارد البشرية موافقاتهم ومهامهم وتوقيعاتهم في مكان واحد، ويمكنهم إعادة الإسناد أو التفويض.
٠٩جاهز حين تكون جاهزاً
Start with a form. Finish with a signed agreement.
شاهد عمليتك تسير من النموذج إلى الاتفاقية الموقَّعة — بالعربية والإنجليزية.