طلب استئجار
بيانات المتقدِّم وبطاقته، ومراجعة العقار مع الإيجار والتأمين، وعرض إيجار يُنشأ تلقائياً، ثم إشعار.
الحلول
نظام إدارة الطلبات: تقنية المعلومات والصلاحيات والخطابات الرسمية
لكل طلب رقم مرجعي.
يملأ المتقدِّمون والموظفون نموذجاً واحداً بالعربية أو الإنجليزية. يُوجَّه الطلب حسب إجاباته، ويتصرف المعنيون من صندوق الوارد، ويمكن لأي شخص متابعته برقم المعاملة.
الوضع اليوم
«هل وصلكم طلبي؟»
تصل طلبات الخدمة بالهاتف والبريد وواتساب، ولكل منها شكل مختلف. ينسخها أحدهم إلى جدول بيانات، ويعيد توجيهها يدوياً، ويجيب عن سؤال الحالة نفسه مرة بعد مرة.
- لا رقم مرجعي، فتبدأ كل متابعة من الصفر.
- البلاغات العاجلة تنتظر في الطابور نفسه مع الطلبات الاعتيادية.
- خطابات تُصاغ في Word من بيانات أُعيدت كتابتها من رسالة بريد.
- لا سجل يبيِّن من تولى ماذا، ومتى.
معاملة واحدة من البداية إلى النهاية
طلب استئجار، خطوة بخطوة.
يتبع هذا المثال عملية «طلب استئجار» الجاهزة.
- ٠١
٠١ · الاستقبال
يقدِّم المتقدِّم طلبه
الاسم وبيانات التواصل ورقم البطاقة الشخصية والوحدة وجهة العمل وتاريخ الانتقال وصورة البطاقة — عبر رابط أو تضمين أو رمز QR، وبتخطيط حواري إن شئت.
- ٠٢
٠٢ · المتابعة
تُفتح معاملة
يحصل الطلب على رقم مرجعي مثل TX-000123 وخط زمني يبيِّن مرحلته: مُقدَّم، موافقة، مستند، توقيع.
- ٠٣
٠٣ · الموافقة
تراجع إدارة العقار الطلب
يوافق المراجِع من صندوق الوارد ويسجِّل الإيجار الشهري ومبلغ التأمين ومدة العقد — أو يطلب تعديلات فيعود الطلب إلى صاحبه.
- ٠٤
٠٤ · المستند
يُنشأ عرض الإيجار
يُملأ عرض إيجار ثنائي اللغة من الطلب وشروط المراجِع، ثم يُحوَّل إلى PDF ويُرفق بالمعاملة.
- ٠٥
٠٥ · الإبلاغ
يُبلَّغ المتقدِّم
تصله رسالة بريد تتضمن الرقم المرجعي. أضف خطوة توقيع ليُوقَّع العرض عبر رابط آمن.
ما تستخدمه
طلبات تعرف طريقها.
خطاب رسمي
شهادات الراتب وشهادات العمل وخطابات عدم الممانعة، تعتمدها الموارد البشرية وتُنشأ من الطلب.
بلاغ عطل تقني
درجة الإلحاح تحدد المسار: تُصعَّد البلاغات الحرجة فوراً، ولكل أولوية مهمة دعم خاصة بها.
طلبات الأجهزة والصلاحيات
موافقة المدير، والمالية فوق تكلفة محددة، ومراجعة أمنية للصلاحيات الحساسة، ثم ينفِّذ الدعم الفني.
نماذج حوارية
سؤال واحد في كل مرة، مع القفز بين الأسئلة والحقول الإلزامية المشروطة. أو نماذج كلاسيكية متعددة الصفحات.
الحالة برقم مرجعي
لكل طلب رقم TX ومرحلة وخط زمني، ويمكن أن تتضمن رسائل البريد الرقم المرجعي.
٠٩جاهز حين تكون جاهزاً
ابدأ بنموذج، وانتهِ باتفاقية موقَّعة.
Start with a form. Finish with a signed agreement.
شاهد عمليتك تسير من النموذج إلى الاتفاقية الموقَّعة — بالعربية والإنجليزية.